Weggegooid
Later gemist dan bewaard
Een map die in maart is verwijderd en in juni wordt gemist. De prullenbak is dan allang geleegd.
Back-up en herstel
Microsoft maakt standaard geen back-up van uw gegevens
Dat klinkt als een verkooppraatje en het staat in hun eigen model van gedeelde verantwoordelijkheid. Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien. Uw gegevens terugzetten als er iets misgaat, is uw taak.
Waar het misverstand vandaan komt
Microsoft werkt met een model van gedeelde verantwoordelijkheid, en dat model is helder zodra je het leest. Microsoft is verantwoordelijk voor de infrastructuur: dat de dienst beschikbaar is, dat de datacenters draaien, dat er geen gegevens verloren gaan door hún storing.
U bent verantwoordelijk voor uw gegevens, uw accounts, uw apparaten en uw instellingen. Inclusief het terughalen van iets dat is weggegooid, versleuteld of overschreven.
Dat leest bijna niemand, en het is te begrijpen: als uw bestanden in de cloud staan, voelt dat als opgeborgen. De cloud beschermt alleen tegen een kapotte schijf, niet tegen een fout van uzelf of tegen iemand met kwade bedoelingen die uw wachtwoord heeft.
Bewaren is niet hetzelfde als terugzetten
Een bewaarbeleid in Microsoft 365 bepaalt hoelang iets in het systeem blijft staan voordat het wordt opgeruimd. Dat is nuttig en het is iets anders dan een back-up.
Het verschil merkt u op het moment dat het misgaat. Bewaarbeleid houdt iets vast; een back-up geeft het terug, in de staat van vóór het probleem, ook als iemand met beheerdersrechten in uw omgeving schade heeft aangericht.
Hoe wij het inrichten
Dagelijks een kopie van mail, bestanden, Teams en SharePoint naar een tweede plek buiten uw Microsoft-omgeving. Hoelang die bewaard blijft spreken wij vooraf af, want dat is een afweging tussen kosten en hoever u terug wilt kunnen.
Wij werken daarvoor met Acronis, dat naast Microsoft 365 ook werkplekken en servers meeneemt, en met AvePoint, dat alleen Microsoft 365 doet en daar dieper gaat. Welke van de twee bij u past hangt af van wat er moet worden meegenomen.
En dan het deel dat telt: wij zetten periodiek iets terug. Niet omdat wij twijfelen aan de back-up, maar omdat de vraag die er werkelijk toe doet niet is óf er een kopie is, maar hoelang het duurt voordat u weer kunt werken.
Zie ook e-mailbeveiliging en werkplekbeheer.
Wat er misgaat zonder back-up
Versleuteld
Ransomware in uw bestanden
Wat versleuteld raakt, synchroniseert ongehinderd mee naar de cloud. Ook de versies die daar stonden.
Vertrokken
Het account is opgeheven
Wordt de licentie ingetrokken, dan verdwijnt de postbus. Wat die persoon wist, verdwijnt mee.
Retentie
Bewaren is geen herstellen
Een bewaarbeleid bepaalt hoelang iets blijft staan. Een back-up zorgt dat u het terugkrijgt. Dat is niet hetzelfde.
FAQ
Microsoft heeft toch een prullenbak?
Ja, en die is beperkt in tijd, handmatig, en leeg te maken door iemand die uw omgeving heeft overgenomen. Microsoft noemt zijn eigen prullenbak en bewaarbeleid uitdrukkelijk geen back-up en adviseert een aanvullende voorziening. Dat is geen advies van ons; het staat in hun documentatie.
Hoelang bewaart Microsoft verwijderde items?
Dat verschilt per onderdeel en per instelling en het loopt van twee weken tot ongeveer drie maanden. Voor een bestand dat u de volgende dag mist is dat genoeg. Voor ransomware, een vertrokken medewerker of iets dat pas na een kwartaal opvalt, niet.
Wat kost een back-up?
Een bedrag per gebruiker per maand, in dezelfde orde als een licentie voor een kleine dienst. Wat het werkelijk kost is de inrichting: bepalen wat er in moet, hoelang het bewaard blijft, en waar de kopie staat. Dat doen wij eenmalig en daarna draait het.
Wordt de back-up ook getest?
Ja, en dat is het deel dat bij de meeste partijen ontbreekt. Een back-up die nooit is teruggezet is een aanname. Wij zetten periodiek iets terug om te zien of het werkt en hoelang het duurt, en dat tweede getal is vaak nuttiger dan het eerste.
Weet u hoelang het duurt voordat u weer draait?
De meeste bedrijven weten dat er een back-up is. Bijna niemand weet hoelang herstel kost.